Menu

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI P E N GAD AAN B AR AN G KE B UT UHAN OP E R AS ION AL MENGGUNAKAN UNIFIED MODELING LAN GUAGE P AD A PT

0 Comment

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI P E N GAD AAN B AR AN G
KE B UT UHAN OP E R AS ION AL MENGGUNAKAN UNIFIED MODELING
LAN GUAGE P AD A PT. VIVAMAS AD IP R AT AMA

Abdillah Rostiani, Lis Suryadi M.Kom
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
Te lp : (021) 5853753 e xt .303, Fa x: (021) 5853489
E-ma il: [email protected], a b d illa h .ro s t ia n [email protected] ma il.c o m

We Will Write a Custom Essay Specifically
For You For Only $13.90/page!


order now

Abstrak
Pengadaan Barang adalah kegiatan un tuk mendapatkan barang se cara trans paran, efektif, efes ien s es uai
dengan kebutuhan dan keinginan pengguna. PT. VIVAMAS ADIPRATAMA merupakan s alah s atu perus ahaan
yang bergerak pada penjualan sepeda , untuk menunjang kinerja karyawannya maka difasilitasi dengan adanya
pengadaan barang ya ng masih dilakukan secara manual dan hasilnya masih kurang maksimal, sehingga hal tersebut
menimbulkan permas alahan yaitu menumpuknya berkas , lamanya pencarian data, kes alahan percatatan dan
perhitungan, serta lamanya proses pembuatan laporan pengadaan bar ang. Agar menghindari terjadinya kesalahan
data dan memproses laporan yang dilaporkan dengan baik dan benar diperlukan suatu system komputerisasi
pengadaan barang . Dari permas alah an tersebut memunculkan gagasan untuk membuat suatu aplikasi system
in fo rmas i dalam melakukan pengolahan proses pengadaan barang . Metodologi yang digunakan dalam pembuatan
aplikasi ini dengan b ahas a pemrograman Vis ual Bas ic.Net 2008 dan databas e MySQL. Dengan adanya aplikas i ini
diharapkan akan mempermudah proses pengadaan barang dalam kegiatan kegiatan operas ional perus ahaan s ehingga
hasil pelaporan data dapat diketahui dengan mudah, cepat dan akurat untuk membantu pimpinan dalam mengambil
keputusan.

Kata k unc i : sistem informasi, pengadaan barang, PT. VIVAMAS ADIPRATAMA
unified modeling language, Microsoft Visual Studio 2008, MySQL .

1. PENDAHU L UA N
1.1. Latar B e lak ang
Dalam era globalis as i s eperti s ekarang ini,
Penggunaan teknologi informasi cenderung menjadi
sebuah kebutuhan bagi institusi dalam membantu serta
mendukung berjalannya sebuah proses manajemen,
selain itu juga untuk memberikan nil ai tambah (added
value ) dan sekaligus sebagai keunggulan dalam
menghadapi persaingan ( competitive advantage) bagi
sebuah perusahaan maupun institusi diantara para
pesaingnya di dalam menjalankan operasional dan
bisnisnya. Salah satu investasi di bidang SI yang
cukup penting dalam perkembangan sebuah
perusahaan atau lembaga dalam menunjang sebuah
proses yang transparan dan terbuka adalah pengadaan
barang .

S is tem pengadaan barang khususnya untuk
barang -barang untuk operasional Pada PT. VI VA M A S
ADIPRATAMA s aat ini mas ih diolah s ecara manual.
pengadaan barang yang berjalan saat ini belum
terintegrasi dengan baik, semua data masih disimpan
dalam bentuk word dan excel. Kendala yang muncul
d ari s is tem yang mas ih manual ters ebut diantaranya
sulitnya mengolah data pengadaan barang dikarenakan banyaknya data yang harus diolah, sulitnya mencari
informasi pengadaan
barang yang diakibatkan kondisi
penyimpanannya yang kurang teratur dan juga sering
terjadi keterlambatan dalam proses penyusunan
laporan. dengan membua t sistem komputerisasi
pengadaan barangsehingga diharapkan dengan sistem
pengadaan barangtersebut kinerja khusus pada bagian
pengadaan akan menjadi lebih baik, pengolahanan data
lebih cepat, d ata yang dis aj ika n le b ih b a ik .

1.2. Mas al ah
Pada s is tem berjalan s aat ini, mas alah yang s ering
dihadapi adalah sebagai berikut :
a. Adanya kes ulitan dalam pencarian data s erta
terjadi kerangkapan data karena data yang diolah
jumlahnya s emakin meningkat serta disimpan
s ecara manual.
b. Sering terjadi kes alahan pada pencatatan dan
perhitungan sehingga laporan yang dihasilkan
tidak tepat dan kurang akurat.
c. Laporan yang disajikan ke pimpinan sering
terlambat karena harus merekap kembali
dokumen yang ada kedalam format laporan.

d. Terbatasnya ruang penyimpanan data sehingga
dokumen mudah rusak dan tidak tertata dengan
b a ik.
e. Tidak ters edianya informas i berapa bes ar biaya
pengadaan yang dikeluarkan untuk setiap
departemen sehingga pimpinan tidak dapat
mengo ntrol bes aran biaya yang dikeluarkan.
f. Tidak adanya informas i terkait penerimaan
barang yang dikirimkan dari supplier sehingga
pada saat dibutuhkan informasi terkait
penerimaan barang harus mencari -cari dokumen
penerimaan barang.
g. Tidak ters edia informas i dal am bentuk laporan
terkait dengan data barang yang diretur ke
supplier , sehingga pimpinan tidak memiliki
informasi yang benar terkait retur sebagai bahan
pertimbangan untuk menilai pihak supplier.
1.3. Tujuan
Adapun tujuan d a ri p e n e lit ia n s ebagai berikut :
a. Memperbaiki s is tem yang telah ada yaitu
mencari s olus i terbaik, s erta memberikan
kemudahan dalam proses Pengadaan Baran g
ters ebut.
b. Dengan cara s is tem Pengadaan Barang in i
diharapkan memberikan hasil informasi yang
bermutu, tepat dan akurat.
c. Dengan adanya sistem ini dapat membantu
menyeles aikan mas alah dan meningkatkan
efektifitas kerja yang s ering terjadi pada s is tem
sebelumnya.

2. LANDAS AN TEORI
2.1. Pengertian Sis tem
“Sis tem s ecara s ederhana dapat didefinis ikan
sebagai kelompok elemen yang saling berhubungan
atau berinteraksi hingga membentuk satu persatuan.
Konsep umum s istem adalah sekelompok komponen
yang saling berhubungan, bekerja sama untuk
mencapai tujua n bersama dengan menerima input
serta menghasilkan output dalam proses transformasi
yang teratur”. (In d rajan i 201 2, h . 48).

2.2. Pe ng e r ti an Pe ng adaan B ar ang
Pengadaan Barang adalah kegiatan untuk
mendapatkan barang atau jas a s ecara trans paran,
efektif, efesien sesuai dengan kebutuhan dan
keinginan pengguna. Yang di maksud disini meliputi
peralatan dan juga bangunan baik untuk kepentingan
public maupun private. A s wam dan A s ma n (2013, h .
56) mengungkapkan: “Pengadaan atau procurement
adalah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jas a
s ecara trans parent, efektif dan efes ien s es uai dengan
kebutuhan dan keinginan penggunanya,” Dari pengertian di atas maka d
apat disimpulkan
bahwa pegadaan barang dan jas a atau procurement
adalah s uatu kegiatan untuk mendapatkan barang atau
jasa yang di perlukan perusahaan adalah dilihat dari
kebutuhan dan penggunaannya, serta terlihat dari
kualitas, kuantitas, waktu pengiriman dan harga yang
terjangkau.

3. METOD O LO GI
Dalam pros es in i p e n e lit i melakukan beberapa
tahapan -tahapan dari mulai pengumpulan data,
tahapan pengembangan sistem sampai dengan
kesimpulan penelitian. Tahapan ters ebut akan
dipaparkan melalui gambar alur diagram dibawah ini:
Gambar 1 Tahapan Pe ne l i ti an

Metod e pengembangan sistem menggunakan
metode Waterfall Development . Metode waterfall
sering digunakan oleh analis sistem pada umumnya,
inti dari metode waterfall adalah pengerjaan dari s uatu
s is tem dilakukan s ecara berurutan, dimana jika tahap
Desain belum dikerjakan, maka tahap berikutnya tidak
dapat dikerjakan.
Metode waterfall mempunyai tahap -tahap s ebagai
berikut : Planning , Analysis , Desi g n , Implementation ,
Sistem . Tahap -tahap waterfall dijelas kan s ebagai
berikut :

a. Pla nning
Tahapan ini digunakan untuk pendefinisian tujuan,
melakukan uji kelayakan teknis yang berupa
keters ediaan hardware dan s oftware, uji kelayakan
operasional yang dimaksud untuk menguji
kemampuan sumber daya manusia yang terkait dengan
topic pembahas an
b. Analysis
Tahapan ini dilakukan untuk menganalisis
kebutuhan -kebutuhan yang diperlukan untuk
membangun sistem pengadaanbarang yang didapatkan
dari wawancara, observasi langsung, studi literatur
dan analisa dokumen. Pada tahapan ini dilakukan
analis a mas alah, analis a proses bisnis, analisa
kebutuhan fungsional, analisa model data. Tahapan ini
akan menghasilkan dokumen user requirement atau
data yang berhubungan dengan keinginan user dalam
pembuatan sistem. Dokumen ini yang nantinya akan
menjadi acuan untuk menerjemahk an ke dalam
Bahas a pemrograman.

c. Desi g n
Tahapan ini dilakukan untuk menerjemahkan
kebutuhan yang sudahdi analisa ke sebuah
perancangan perangkat lunak, tahap desain meliputi
perancangan struktur data, perancangan struktur
s is tem, perancangan mas ukan dan k eluaran.

d. Implementation
Tahap ini digunakan untuk menerjemahkan desain
yang telah dibuat pada tahap sebelumnya ke dalam
Bahasa pemrograman yang dapat dimengerti oleh
komputer. Pembuatan program menggunakan Bahasa
pemrograman VB.NET dan Mysql s ebagai database.
Tahapan inilah yang merupakan tahapan s ecara nyata
dalam mengerjakan s uatu s is tem. Tahap akhir
dilakukan uji untuk memastikan perangkatl unak dapat
bekerja s es uai apa yang telah direncanakan, dan
digunakan untuk menemukan kesalahan dan
memas tikan s is te m akan memberikan has il yang
diinginkan oleh user.

4. HAS IL PEMB AHAS A N
4.1. Analisa Sistem
a. Ac ti vi ty Di ag r am
Activity Diagram me nggambarkan work flow
(aliran kerja) atau aktivitas dari s ebuah s is tem atau
proses bisnis. Tindakan kondisional dilukiskan dengan
cabang ( branch) dan penyatuan ( merg e). Sebuah
branch me miliki s e b u a h transition mas uk atau
yang disebut dengan incoming transiti on dan beberapa
transition keluar atau yang disebut dengan outgoing
transition d a ri branch yang berupa keputusan –
keputusan. Hanya satu dari outgoing transition yang
dapat diambil, maka keputus an -keputusan tersebut
h aru s b ers ifat mutually exclusive. Else digunakan
sebagai keterangan singkat yang menunjukkan bahwa
transition “else ” tersebut harus digunakan jika semua
keputusan yang ada pada branch s alah.

Gambar 1 Ac ti vi ty Di ag r am

b. Us e Cas e Di ag r am
Use case mendes krips ikan s ebuah interaks i antara
satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang
akan dibuat.
Gambar 3 Us e Cas e Di ag r am

c. Cl as s Di ag r am
Merupakan hubungan antar kelas dan penjelasan
d e t a il t ia p -tiap kelas didalam model des ain dari s uatu
sistem,
Gambar 4 Cl as s Di ag r am

4.2. Implementas i Sis tem
Fo r m u ntuk memas ukan data mas ter yang
dibutuhkan sis tem .

Gambar 5 For m B ar ang

Form untuk melakakukan trans aks i di dalam s is tem

Gambar 6 For m Pe r mi ntaan B ar ang

Form untuk mencetak laporan

Gambar 7 For m Ce tak Lapor an Pe r mi ntaan
B ar ang

Laporan yang dihasilkan tentang pengadaan barang
kebutuhan yang telah dibuat staff pengadaan barang

Gambar 7 Lapor an Pe r mi ntaan B ar ang

Laporan pe nerimaan barang s ebagai kontrol berapa
banyak penerimaan barang dalam periode tertentu .

Gambar 7 Lapor an P enerimaan B ar ang

Laporan re ka p it u la s i pengadaan per dep artemen
s ebagai kontrol untuk mengetahui barang yang sering
diminta oleh masing -mas ing departemen dalam
periode tertentu.
Gambar 8 Lapor an Re k api tul as i Pe ng adaan
Barang Per Departemen

Laporan serah terima barang berfungsi untuk
mengetahui barang apa s aja yang telah dis erahkan
kepada pemohon
Gambar 9 Lapor an Serah Terima Barang

Laporan pengadaan barang yang bertujuan untuk
mengontrol pengadaan barang dalam periode tertentu

Gambar 10 Lapor an Pe ng adaan B ar ang

5. KES IMP UL AN
1. Dengan penggunaan sistem yang terkomputerisasi,
maka dapat mengurangi kes alahan pencatatan dan
perhitungan yang sering dilakukan oleh manusia.
2. Pros es pengadaan s etelah terkomputeris as i dapat
dilakukan lebih efektif dan efis ien.
3. Keters ediaan laporan -laporan yang dibutuhkan
pimpinan berhubungan dengan transaksi
pengadaan, s ehingga bermanfaat bagi perencanaan
dan penga mbilan keputusan.
4. Kes ulitan dalam pembuatan laporan s ecara manual
dapat dipermudah dan dipercepat dengan adanya
s is tem terkomputeris as i.
5. Pengolahan data pada sistem yang diusulkan lebih
terjamin kebenarannya, karena adanya
pengontrolan yang lebih baik dan data yang masuk
telah diperiksa terlebih dahulu.
6. Penyimpanan data dalam Bas is datamemudahkan
dalam penyimpanan dan pemeliharaan data,
sehingga kita tidak perlu menyimpan data dalam
media kertas yang mudah hilang dan rusak seperti
pada s aat s is tem mas ih manu a l.

6. DAFTAR PUS TAKA
In d ra ja n i, 2012. Perencanaan Basis Data Dalam
All in 1. Jakarta: Elex Media Komputindo.
M a h d ia n a , 2011. Analisa dan Rancangan Sistem
Informasi Pengadaan Barang Dengan Metodologi
Berorientasi Obyek : Studi Kasus PT. Liga Indonesia.

Ro s a A .S, M . S., 2013. Modul Pembelajaran:
Rek ayasa Perangk at Lunak . Bandung: Modula
Su t a b ri, T., 2012. Analisis Sistem Informasi.
Yogyakarta: Andi. Ta u fiq , R., 2013. Sistem Informasi Manajemen.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Wahana, R., 2013. Sis tem Informas i Pengadaan
Barang ATK di PT. Mekar Cipta I ndah menggunakan
PHP dan Mysql.
Hu t a h a e a n , J., 2014. Konsep Sistem Informasi.
Yogyakarta: Deepublish.

x

Hi!
I'm Kim!

Would you like to get a custom essay? How about receiving a customized one?

Check it out